Správne načasovanie – termíny

Úspešná realizácia každého projektového zámeru si vyžaduje podrobné plánovanie, ktoré musí byť založené na realistickom časovaní jednotlivých aktivít. Preto jednou z prvých úloh, ktoré musíte vyriešiť je vytvorenie si prehľadu kľúčových termínov, od ktorých sa odvíja nasledovné časovanie fáz procesu získavania Vašej dotácie.

Každý dotačný program či výzva definuje presne určený časový interval, v ktorom môžete registrovať Váš projekt. Táto registrácia projektu, resp. príjem projektovej žiadosti, môže prebiehať dvomi základnými spôsobmi, a to:

• kontinuálne,
• k určitému, vopred stanovenému, dátumu.

V prípade kontinuálnej registrácie nie ste časovo limitovaný avšak s ubiehajúcim časom sa priamo úmerne znižuje i objem disponibilných zdrojov určených na dotáciu, čo v konečnom dôsledku môže viesť k jej neprideleniu práve Vám ako žiadateľovi. V ľudovej slovesnosti by sme to mohli spojiť s porekadlom: kto skôr príde, ten skôr melie.

Iná situácia nastáva v prípade časovo obmedzeného prijímania žiadostí t.j. k určitému dátumu. V takomto prípade je zasa potrebné zvážiť, či zostávajúci čas do ukončenia prijímania žiadostí je dostatočný pre realizáciu všetkých Vašich krokov vedúcich ku kompletizácii projektu a to tak, aby bol zaregistrovaný v optimálnej podobe.

Ak ste si už vybrali vhodný dotačný program a viete, dokedy musíte Váš projekt zaregistrovať, odporúčame Vám reálne zhodnotiť nasledovné skutočnosti:

• časovú náročnosť procesu tvorby rozpočtu a financovania Vášho projektu,
• časovú náročnosť spracovania podkladových materiálov k žiadosti,
• časovú náročnosť aktivít potrebných k zabezpečeniu všetkých príloh k žiadosti o dotáciu,
• časovú náročnosť kompletizácie a kontroly Vášho projektu.

Tipy a odporúčania:

1. Dôkladne si overte, koľko času Vám zaberie zhromažďovanie všetkých podkladov k projektu. Zvlášť, pokiaľ musíte dokladovať štúdie uskutočniteľnosti či posúdenie vplyvu Vášho projektu na životné prostredie. V takýchto prípadoch sa môže čas strávený zhromažďovaním podkladov predĺžiť až na mesiace.
2. Nepodceňujte kompletizáciu príloh. Osobitne vtedy, keď je nevyhnutné pri predkladaní žiadosti okrem originálu doložiť i väčšie množstvo kópií. Z našich skúseností vieme, že takáto kompletizácia zaberie aj niekoľko hodín. Výhodou je prístup ku kvalitnému kancelárskemu vybaveniu.
3. Pokiaľ je prijímanie žiadostí kontinuálne a projekty sú hodnotené priebežne, dôkladne zvážte, akú šancu na úspech máte vzhľadom k zostávajúcej alokácii prostriedkov na podporovaný program.