Organizácia Vášho projektu

Získať prostriedky z fondov EÚ určite nie je ľahkou záležitosťou. Časová a odborná náročnosť získania dotácie je individuálna a závisí od príslušného dotačného programu. Základné pravidlo, ktorým sa Vám  odporúčame riadiť je zaviesť do procesu prípravy projektu maximálnu systémovosť a efektívnosť.

Proces získania dotácie je v drvivej väčšine tímová práca. Preto je nevyhnutné aby ste si zostavili kvalitný pracovný tím.

Odporúčané zloženie pracovného tímu a povinnosti jednotlivých členov tímu

       1. Manažér projektu

Manažér zodpovedná za riadenie a koordináciu pracovného tímu. Zabezpečuje styk s ostatnými spolupracujúcimi subjektmi a partnermi ako i s implementačnou agentúrou. Pozícia manažéra projektu je určená vodcovskej osobnosti, ktorá je nositeľom hlavnej myšlienky projektu a garantuje plnenie všetkých súvisiacich aktivít projektu.

       2. Projektový manažér - technik

Príprava projektu je v mnohých prípadoch úzko spojená s riešením základných technických problémov, ktoré sa viažu na nové technológie, prestavby, prístavby a pod. Z tohto dôvodu Vám odporúčame zahrnúť do projektového tímu skúseného technického odborníka s bohatou praxou, ktorý bude garantom technickej úrovne Vášho projektu. K jeho základným úlohám patrí rokovanie o technických otázkach s partnermi projektu, dodávateľskými firmami a ostatnými zainteresovanými subjektmi ako i tvorba rozpočtu technickej časti projektu. 

       3. Projektový manažér - ekonóm

Neoddeliteľnou súčasťou každého projektu je jeho ekonomická časť, ktorá pozostáva z rozpočtovej časti projektu, ekonomických analýz a odôvodnení ako i povinných účtovných výkazov a hodnotení. Odporúčame Vám preto zaradiť do projektového tímu ekonóma, ktorý prevezme zodpovednosť za všetky ekonomické časti projektu a bude riešiť samotné projektové financovanie.

       4. Partner, partnerská sieť

Pod partnerom rozumieme subjekt resp. organizáciu, ktorá sa bude, vopred definovaným spôsobom, podieľať na realizácií Vami pripravovaného projektu. Niektoré dotačné programy partnerstvá priamo vyžadujú a v prípade, že ich nedokážete dokladovať ste automaticky vylúčení spomedzi podporených žiadateľov. Existujú programy, kde musia byť zainteresovaní partneri resp. partnerská sieť z rozdielnych krajín. Úlohou partnera je aktívne spolupodieľanie sa na odbornej a nákladovej stránke projektu. Príkladom partnerských aktivít je zabezpečenie propagačných aktivít v inej krajine, výmena skúseností, personálna a odborná podpora pri riešení problémov a pod.  Projekt, ktorý má zaistené partnerstvo má spravidla tiež výhodu pri svojom hodnotení a výbere.

       5. Podporný člen pracovného tímu

Proces prípravy každého projektu je charakteristický výkonom širokého množstva menej odborných činností, pod ktorými rozumieme najmä štylizačné a pravopisné úpravy, triedenie a zoradenie príloh do predpísanej formy, tlač, kopírovanie, kompletizáciu, viazanie a pod. Nakoľko všetky úkony predstavujú náplň práce bežného kancelárskeho pracovníka je vhodné obsadiť túto pozíciu člena projektového tímu administratívnym pracovníkom alebo externistom. Dosiahnete tým úsporu zdrojov nielen finančných ale hlavne personálnych, nakoľko odbremeníte odborných pracovníkov od administratívnej práce. 

Tipy a odporúčania:

1. Dôsledne zvážte obsadenie členov projektového tímu, a to najmä s dôrazom na vzájomnú zastupiteľnosť.
2. Uistite sa, že systém právomoci a zodpovednosti je nastavený efektívne a nehrozí Vám pozastavenie prípravných činností v prípade, že niektorý člen tímu vypadne.
3. Najvhodnejšiu formou komunikácie a riešenia projektových problémov je pravidelné stretávanie sa pracovných skupín, z ktorých vzíde podrobná zápisnica prezentujúca aktuálny stav, dosiahnuté výsledky ako i nové úlohy, ktoré treba riešiť. Pravidelné stretávanie sa a vzájomné informovanie sa zamedzuje duplicite určitých činností.