Povinnosti konečného prijímateľa

Už pred podpisom samotnej zmluvy o poskytnutí príspevku vznikajú žiadateľovi povinnosti, ktoré musí splniť, aby k podpisu zmluvy vôbec došlo. Konečný prijímateľ musí preukázať napríklad finančné krytie svojho projektu a to formou záväzného úverového prísľubu, úverovou zmluvou, prípadne výpisom z bankového účtu.

V prípade, že príjemca grantu bude realizovať stavebný projekt musí pred podpisom zmluvy poskytnúť ohlásenie drobnej stavby či stavebné povolenie.

V prípade že konečný prijímateľ realizuje projekt systémom predfinancovania, musí si zriadiť samostatný bankový účet, ktorý bude používať výhradne pre príjmy a výdavky spojené s realizáciou projektu. Tento účet môže mať otvorený v ktorejkoľvek komerčnej banke.

Tento výťah povinností pred uzatvorením zmluvy o poskytnutí príspevku je iba zlomkom toho, čo bude musieť konečný prijímateľ plniť po podpise tejto zmluvy.

Je nevyhnutné, aby v jednotlivých fázach realizácie projektu KP/PP plnil základné povinnosti vyplývajúce zo zmluvy o NFP, na ktoré je dôležité nezabúdať a nezanedbávať ich.

Základné povinnosti, vyplývajúce zo zmluvy o NFP:

• Prehlásenie o začatí/ukončení realizácie projektu
• Príprava monitorovacích správ (priebežných, záverečných, správy o dopadoch)
• Príprava žiadostí o platbu (priebežnej, záverečnej, žiadosť o zálohovú platbu, žiadosť o predfinancovanie)
• Dodržiavanie publicity (v zmysle nariadenia Európskej komisie)
• Archivácia podkladov k projektu
• Účtovníctvo k projektu - dodržiavanie zákona o účtovníctve 431/2002 Z.z.
• Poistenie majetku zakúpeného zo zdrojov EÚ
• Verejné obstarávanie - dodržiavanie zákona o VO, prípadne Obchodného zákonníka

Jednou z vyššie uvedených povinností je aj spracovanie pravidelných správ (tzv. monitorovacích správ), ktoré sú základným zdrojom informácií o pokroku pri realizácii projektu a ktoré zachytávajú vývoj, postup a realizáciu samotného projektu ako po technickej, tak aj finančnej stránke. Termíny predkladania týchto monitorovacích správ projektu sa spravidla odvodzujú od dátumu podpisu zmluvy o poskytovaní príspevku.

Ďalšou z povinností, ktorá býva niektorými KP/PP neplnená a podceňovaná, je dodržiavanie publicity projektu. KP/PP sú povinní informovať verejnosť (napr. prostredníctvom pamätných tabúľ, billboardov, propagačných materiálov, webových stránok, reklám a pod.), že ich projekt bol spolufinancovaný zo štrukturálnych fondov EÚ. Už v projektovej žiadosti KP/PP upresňuje spôsob, akým bude navonok propagovať účasť EÚ na financovaní projektu. Vo schvaľovacom a monitorovacom procese sú potom tieto náležitosti kontrolované.

Zmluva o poskytovaní príspevku ukladá KP/PP rôzne ďalšie povinnosti, napríklad viesť pravidelne a presne všetky účtovné záznamy a účtovné výkazy o realizácii projektu s použitím systému jednoduchého alebo podvojného účtovníctva (ak riadiaci orgán  - RO - neurčí inak, v elektronickej forme). Samostatné účty a výkazy musia byť vedené pre každý projekt vrátane špecifikácie všetkých príjmov a výdavkov. Musia poskytovať podrobnosti o  úrokoch naakumulovaných z prostriedkov vyplatených zmluvným orgánom.

Po ukončení projektu má KP/PP povinnost predložit na RO záverečnú monitorovaciu správu, resp. záverečnú žiadosť o platbu a prehlásenie o ukončení projektu. V pravidelných intervaloch je potrebné sledovať hodnoty indikátorov, ktoré sú stanovené v zmluve o NFP a podávať na riadiaci orgán v stanovených termínoch správu o vývoji ukazovateľov v projekte (zvyčajne po dobu 5 rokov a to 2 x za rok).

Vlastnícke právo k akejkoľvek hnuteľnej veci alebo jej časti nadobudntej v súvislosti s realizáciou projektu počas doby trvania projektu a zvyčajne do 5 rokov (výnimkou nie je ani 15 - ročná lehota) od jeho ukončenia len v tom prípade, že  mu RO udelí  písomný súhlas.

Celý projekt, jeho výsledky a ukazovatele (napr. udržanie vytvorených pracovných miest, vystavané budovy) je nutné zachovať a projekt musí zostať aj naďalej po určitú dobu udržateľný (zvyčajne 5 rokov).

Dokumentáciu vzťahujúcu sa na projekt je nutné archivovať 10 rokov. Kedykoľvek príde na kontrolu niektorý z oprávnených orgánov, je potrebné mať k dispozícii všetky doklady k projektu.